Calendly oder YouBooked: der Vergleich 2026

Calendly ist ein Meeting-Planer. Es beantwortet die Frage „wann können wir sprechen“ und ist stark, wo ein Termin ein Zoom-Link ist und kein Besuch in deinem Studio. YouBooked ist der Kalender einer Fachkraft: Leistungen mit Preis und Dauer, Kundinnen mit Historie, Anfragen, die du annimmst oder ablehnst, und die Zahlen des Geschäfts.

Suchanfragen wie „Calendly für Salons“ und „Calendly für Therapeuten“ gibt es nicht ohne Grund: Man kann Calendly zur Kundenbuchung biegen, aber es hat keine Preise pro Kundin, kein Lager und keine Zahlen nach Leistung, und die Einrichtung läuft im Web.

YouBooked verkauft ein Abo und nichts darüber hinaus: keine Provision, keine kostenpflichtigen Zusatzmodule. Premium kostet $9.99 im Monat, $23.99 für drei Monate (≈ $8 im Monat) oder $59.99 im Jahr (≈ $5 im Monat) und enthält zwei Plätze, für dich und eine Kollegin. Ein Team zu fünft zahlt $39.99 im Monat für ein Paket, ein Team zu zehnt $69.99, ein Team zu zwanzigst $119.99. Auf Buchungen und auf Kunden fällt keine Provision an. Ohne Abo ist YouBooked ein Kalender mit Kundenkartei für eine Person: Termine kannst du von Hand eintragen, aber Online-Buchung, automatische Erinnerungen, Google Kalender und Team-Plätze öffnen sich erst in Premium.

Calendly: ein kostenloser Tarif mit einem Termintyp und einem Kalender, ohne Erinnerungen und Zahlungen. Standard kostet $12 im Monat oder $10 bei Jahreszahlung; Teams $20 pro Nutzer und Monat, $16 bei Jahreszahlung. Calendly nimmt keinen Anteil an den Zahlungen; die Zahlungen selbst laufen über Stripe oder PayPal zu deren Konditionen.

Für einen Nutzer ist der Unterschied klein: $9.99 gegen $12 im Monat, $5 gegen $10 bei Jahreszahlung. Für ein Team zu fünft kostet YouBooked $39.99 im Monat und Calendly Teams $100.

In YouBooked gehört die Buchungsseite zu Premium. Deine Kundin bekommt den Link über WhatsApp oder aus deiner Instagram-Bio, wählt Leistung, Tag und Uhrzeit und hinterlässt Namen und Telefonnummer. Keine App, kein Konto. Die Anfrage landet in deinem Kalender, und du nimmst sie an oder lehnst sie ab. Du legst fest, wie weit im Voraus gebucht werden kann (1 bis 90 Tage), wie viel Vorlauf du vor einem Termin brauchst, den Slot-Takt (15 bis 180 Minuten) und einen Modus „direkt an bestehende Termine“, der den Tag dicht packt, ohne Leerlauf zwischen den Kundinnen. Vor dem Bestätigen sieht die Kundin einen Link zu deinen Stornobedingungen. Die Kundin sieht nur Zeiten, die wirklich frei sind, und du entscheidest, welche Leistungen buchbar sind.

Bei Calendly wählt die Kundin einen Termintyp und einen Slot und bekommt dann eine Kalendereinladung und einen Link zum Call. Termintypen sind flexibel, aber es sind Meetings: kein Preis pro Kundin, keine Leistungskategorie, keine Studio-Adresse, die von allein im Termin steht.

In jedem Tarif formuliert YouBooked die Nachricht vor und öffnet WhatsApp mit Text und Nummer: ein Tipp, und die Nachricht kostet dich nichts. In Premium gehen Erinnerungen per E-Mail und Telegram von allein raus: wenn ein Termin angelegt, geändert oder abgesagt wird, und 24 Stunden vor dem Besuch. Das funktioniert in jedem Land mit Telegram und E-Mail und hängt nicht von lokalen Mobilfunkanbietern ab.

Calendly verschickt E-Mail- und SMS-Erinnerungen ab dem Tarif Standard; SMS laufen über Guthaben, 250 pro Nutzer und Monat. In den USA und Kanada ist eine Nachricht frei, in Deutschland, Frankreich und Spanien kostet sie ein Guthaben, in Skandinavien und der Schweiz drei – dort reicht das Guthaben also für rund 83 Nachrichten. Telegram und WhatsApp gehören nicht zu Calendlys Kanälen.

Ein Team besteht in YouBooked aus Plätzen. Die Inhaberin lädt Mitarbeitende mit einem Einmal-Code ein oder legt Konten für sie an; jede hat einen eigenen Kalender, eigene Kundinnen, Leistungen und einen eigenen Buchungslink. Auf der gemeinsamen Buchungsseite wählt die Kundin die Fachkraft und landet in deren Kalender. Die Inhaberin sieht Plan und Zahlen jedes Teammitglieds und stellt Buchungsregeln, Erinnerungskanäle und Nachrichtenvorlagen einmal für alle ein.

Calendlys Team sind Round-Robin und Routing: Ein Meeting geht an die, die gerade frei ist, oder an die, die ein Formular ausgewählt hat. Für ein Vertriebsteam ist das wertvoll, für einen Salon, in dem eine Kundin zu ihrer eigenen Fachkraft geht, nicht.

YouBooked zählt Umsatz, erwarteten Umsatz aus kommenden Terminen, Ausgaben, deine häufigsten Kundinnen und Leistungen, den Anteil der Wiederbesuche und die Auslastung des Kalenders – auf dem Handy und ohne Aufpreis. Verbrauchsmaterial wird in Millilitern, Gramm und Stück geführt und mit einem Verbrauchssatz an Leistungen gehängt; nach jedem Termin rechnet die App die Abbuchung aus, du bestätigst die Zahlen und siehst eine Schwelle für zur Neige gehende Bestände. Persönliche Preise sind ebenfalls dabei: Gib einer Kundin einen Prozentrabatt oder merke dir ihren Preis für eine Leistung.

Calendly hat kein Lager, keine Preise pro Kundin und keine Zahlen nach Leistung: Seine Auswertungen drehen sich um Meetings und deren Konversion. Dafür gibt es Gutscheincodes, Meeting-Pakete und Rechnungen über Stripe.

Die Oberfläche von YouBooked gibt es in 9 Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch, Russisch, Arabisch, Japanisch und Chinesisch, umschaltbar direkt in den Einstellungen. Währung, 12- oder 24-Stunden-Anzeige und den ersten Tag der Woche legst du selbst fest. Eine Kundin im Ausland sieht deine freien Zeiten in ihrer eigenen Zeitzone und auf der Bestätigung zusätzlich in deiner – so muss niemand, der online berät, Stunden umrechnen.

Calendly gibt es in 5 Sprachen. Beide synchronisieren mit Google Kalender: Calendly prüft die Verfügbarkeit, trägt Meetings ein und übernimmt Absagen und Verschiebungen aus Google; YouBooked synchronisiert Termine, Aufgaben und Pausen in beide Richtungen.